Muchas empresas de mantenimiento viven una paradoja incómoda: facturan bien y a fin de mes el margen no aparece. El motivo casi siempre es el mismo. No saben lo que les cuesta realmente cada servicio, así que no pueden saber cuál les deja dinero y cuál se lo quita.
Esta guía es el cálculo completo, con las fórmulas y un ejemplo cerrado.
Los tres costes de una intervención
1. Coste del técnico
Coste técnico = (Salario bruto + Seguridad Social) / Horas productivas × Horas de la intervención
La clave está en el denominador, y es donde casi todo el mundo se equivoca: hay que dividir entre horas productivas, no entre horas de contrato.
Un técnico con jornada completa tiene unas 160 horas al mes sobre el papel. En la práctica, descontando vacaciones, bajas, formación, reuniones, desplazamientos internos y tiempos muertos, las horas realmente facturables quedan bastante por debajo. Si usas 160 en la fórmula, tu coste hora sale artificialmente barato y todos tus márgenes están inflados.
Ejemplo. Un técnico que cobra 2.000€ brutos con 700€ de Seguridad Social a cargo de la empresa cuesta 2.700€ al mes. Si sus horas productivas reales son 140:
Coste hora = 2.700 / 140 = 19,3 €/h
Con el cálculo optimista de 160 horas saldrían 16,9 €/h. Un 14% de diferencia que se propaga a todos los servicios del año.
2. Coste de materiales
El coste real de compra, no el precio de venta al cliente. Parece obvio y es la fuga más común, porque el material que sale del almacén sin registrar simplemente desaparece del cálculo.
3. Coste de desplazamiento
Coste desplazamiento = km × coste por km
El coste por km incluye combustible, amortización del vehículo, seguro y mantenimiento. En una furgoneta de servicio suele moverse entre 0,28€ y 0,40€.
Cuidado con el tiempo de viaje: si el técnico tarda una hora en llegar, esa hora también cuesta, aunque no la factures.
La fórmula completa
Margen = Precio facturado − (Coste técnico + Coste materiales + Coste desplazamiento)
Margen % = Margen / Precio facturado × 100
Un ejemplo completo
Revisión de climatización facturada a 180€, con dos horas de trabajo, 45€ de material y 40 km de desplazamiento:
| Concepto | Cálculo | Importe |
|---|---|---|
| Técnico | 2 h × 19,3 €/h | 38,60 € |
| Materiales | Coste de compra | 45,00 € |
| Desplazamiento | 40 km × 0,32 €/km | 12,80 € |
| Tiempo de viaje | 0,75 h × 19,3 €/h | 14,48 € |
| Coste total | 110,88 € | |
| Margen | 180 − 110,88 | 69,12 € |
| Margen % | 38,4% |
Ahora repite el ejercicio con el mismo servicio en un cliente a 120 km. Solo cambiando el desplazamiento, el margen baja a unos 33€ —un 18%—. Mismo trabajo, mismo precio, casi la mitad de rentabilidad. Ese es exactamente el tipo de conclusión que no se ve sin hacer el cálculo.
Haz el cálculo con tus números
La calculadora estima el ahorro anual de tu empresa a partir del tamaño de tu equipo.
Los costes que casi nadie imputa
- El tiempo administrativo. Preparar la orden, buscar el histórico, pasar el parte a limpio y emitir la factura. Suele ser entre media hora y una hora por servicio.
- Las visitas de vuelta. La segunda visita porque faltaba una pieza rara vez se factura, pero cuesta igual.
- Las urgencias. Descolocan la planificación del día y ese coste se reparte, invisible, entre el resto de servicios.
- La garantía. El trabajo rehecho es coste puro.
De la intervención al cliente
Calcular una intervención suelta está bien como ejercicio. La decisión de verdad aparece al agregar por cliente:
Margen del cliente = Σ facturado en el año − Σ (técnico + materiales + desplazamiento)
Es habitual descubrir aquí que un cliente grande y de trato agradable lleva años por debajo de coste, mientras uno pequeño y poco vistoso es de los mejores de la cartera. Con ese dato puedes renegociar con argumentos, ajustar la tarifa o decidir conscientemente que ese cliente es una inversión comercial. Sin él, solo hay intuición.
Por qué esto no se hace a mano
El cálculo no es difícil. Lo inviable es repetirlo para cada una de las cientos de intervenciones que hace tu equipo al mes.
Por eso lo hace un GMAO: las horas llegan del cierre de la orden en la app del técnico, los materiales del descuento de almacén y los kilómetros del propio parte. El margen por servicio, cliente y activo sale solo, sin que nadie teclee nada.
Si quieres una estimación rápida de lo que esto puede suponer en tu empresa, prueba la calculadora de ahorro, o pide una demo y lo calculamos con tus cifras reales.
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